明溪县人民政府办公室
档案管理若干规定

一、文件、材料归档的范围
（一）上级机关的文件材料
1.中共中央、国务院、中央和国家机关各部、委、办、局下达的正式文件、电报和会议文件；
2.中共中央、国务院领导同志的报告、讲话记录；
3.担任省级以上职务的领导同志及一些专家、学者来我县视察、检查工作所形成的文件、材料（如重要指示、讲话、题词、照片、录音、录像）；
4.省委、省政府、市委、市政府和省、市直机关部、委、办、局下达的正式文件、电报和会议文件；
5.县政府领导与省市委、省市政府领导同志有关工作方面的重要来往文书；
6.省、市政府印发征求意见或传达讨论的各种重要文件、材料。
（二）县政府及其办公室的文件材料
1.县政府、县政府办公室向省市政府、省市政府办公厅和省市直各部门的请示、报告、函及上级的批复件；
2.县政府、县政府办公室形成的所有正式文电（包括讨论稿、修改稿）；
3.县政府召开的各种会议和县政府办公室召开的重要会议文件、会议记录及有保存价值的音像材料；
4.县政府领导同志在各种会议上的讲话、报告；
5.县政府领导同志之间、县政府领导同志与县委、县人大常委会、县政协领导同志之间有关工作问题的重要来往文书；
6.县政府派出的工作组、调查组、检查组等在工作中形成的文件、材料；
7.县政府领导同志外出参加各种会议活动带回的文件材料（文件、剪报、照片、影片、录音带、录像带等）；
8.县政府收到或发出的重要贺电、贺信、唁电等；
9.县政府的年度工作计划、总结、各种统计报表、统计分析资料、规章制度、重要文件登记本等；
10.各类来信来访情况的综合材料、重要的信访调查处理材料（摘报、查报等）；
11.县政府与县直各委、办、局及各乡（镇）有关工作方面的重要来往文书；
12.下级机关主送县政府备案的文件、材料；
13.县政府及其办公室代表我县与有关单位签订的各种合同、协议书等；
14.与县政府及其办公室工作有关的奖状、证书；
15.办公室制发的各种印章的印模；
16.办公室的机构成立、撤并、更名及人事、编制文件材料；
17.办公室党支部重要的文件；
18.县政府接待工作中形成的重要文件、材料。
二、不需归档的文件、材料
1.非直属上级抄送的、本机关不需办理的文件；
2.按规定要清退的或领导指定不必保存的文件、材料
3.兄弟县（市）送来的不需办理的参考性文件；
4.纯事务性的文件；
5.一般性的文件初稿或废稿及临时性的摘录；
6.没有保存价值的群众来信来访的信件、材料；
7.没有保存价值的一般性简报等；
8.非直属下级抄送的材料。
三、文件、材料归档的办法与时间
1.中共中央、国务院、省委、省人大、省政协、省军区等来文，省政府及其办公厅发出的一切正式文件，市政府及其办公室的正式文件由机要科归档；
2.县政府全体会议、常务会议、县长办公会议、专题会议和办公室各种会议的记录，由机要科归档；
3.县政府收到和发出的密码电报，由机要科归档。
4.县政府领导同志的分线口工作人员应在当年第一季度内向机要科归档上一年的文件、材料、照片。领导同志工作变动时，分线口工作人员应将全部文件、材料移交机要科处理；
5.县政府与其他单位的联合行文，原件由主办单位立卷归档，其他单位保存复印件；
6.以县政府名义召开会议所形成的全套文件，会议主办单位应在会后3天内向机要科归档。
四、查阅档案
1.本办工作人员查阅档案，必须办理登记手续。县直单位因工作需要查阅本办的档案，应持单位的介绍信，经办公室领导批准，方予查阅。不得查阅与其工作范围无关的档案。非属工作需要，任何个人不得查阅档案。
2.密码电报、会议记录、机密以上的文件或发往上一级的文件一般不查阅。确属工作需要，须经办公室领导批准，查阅单位经办人应注意保密和档案的管理，严禁复制。
3.本办各科室因工作需要复印、摘录档案的，秘密、机密级文件须经办公室领导批准，复印件、摘录件视同原件规定管理。
4.要维护档案原貌，不准拆卸、涂改（涂抹、圈划、删改、添加）或污损。
5.进入档案库房要遵守规章制度，禁止吸烟或携带危险品。